Языки.ru - центр дистанционного обучения

Деловое письмо.

Деловые люди уделяют устному общению очень боль??ую часть времени. Если есть необходимость обмена информацией, то обычно используются вербальные средства коммуникации. Это всевозможные наставления и инструкции, интервью, выступления на собраниях и многое другое. Но в то же время письменные формы представления информации также очень важны. При необходимости изложить боль??ое количество информации в сокращенном виде обычно обращаются к письму.

Деловое межкультурное письмо подразделяется на определённые категории в зависимости от предмета и цели сообщения, от взаимоотно??ений между вами и получателем письма, а также в зависимости от культурной среды того, кто получает сообщение. Первостепенное значение для делового общения имеют письма, факс и e-mail сообщения, служебные записки, доклады.Письма являются самой распространённой формой деловой переписки. Но в процессе такой формы делового общения нужно быть особенно осторожным в том случае, если вы и ва?? адресат принадлежите к различным языковым средам. В подавляющем боль??инстве случаев деловая переписка между представителями различных стран ведётся на английском языке. По этой причине в данной статье будут приводиться некоторые примеры на английском языке, а также даваться наиболее распространенные английские сокращения с их эквивалентами на русском.

Ещё одной особенностью деловой переписки является то, что эти письма предназначены для официального общения с клиентами, с покупателями и другими людьми, которых вы по боль??ому счёту не знаете и даже не видели. Предположим, что вам потребовалось запросить информацию у того, с кем вы лично не знакомы. В этом случае подбор слов и выражений, употребляемых в письме, должны сохранять эту дистанцию между вами и адресатом. Конечно, в разных странах подбор слов будет варьироваться, но, в сущности, структура официального письма будет везде одинаковая.

Структура письма имеет 5 основных составляющих (см. ниже рис.1 для обычного типа официального письма и рис.2 для блочного типа официального письма):

1.     Заголовок, или как у нас чаще называется, «??апка» письма. Эта часть письма помещается в верхнем углу страницы по правой стороне. Но существует ещё и «блочный» тип письма. В этом случае каждая его составляющая выравнивается по левому краю. Шапка/заголовок включает адрес отправителя и дату.

2.     «Внутренний» адрес. Это адрес получателя, который всегда выравнивается по левой стороне. Адрес получателя включает в себя название фирмы, затем название улицы, города, страны и в самом конце указывается индекс. Если вы используете блочный тип письма, не пропускайте строк межу «??апкой» и «внутренним» адресом. При любом типе письма вы затем пропускаете две строки после «внутреннего» адреса и пи??ите приветствие (по левой стороне страницы).

3.     Приветствие. В английском языке приветствие обычно начинается со слов “Dear____”, что соответствует русскому «Уважаемый (ая)____». Затем следует имя получателя. Если вы не знаете имени получателя, то в английском языке вы должны употреблять “Sir” или “Madam”, или же, если вы обращаетесь к нескольким лицам мужского рода, вы можете обратиться к ним следующим образом – просто “Gentlemen”. В соответствии со строгими правилами пунктуации на английском языке, вы должны после приветствия ставить двоеточие, однако в современных грамматиках допустимо употребление запятой или же полное отсутствие знаков препинания.

4.     Основная часть письма. Это та, часть, в которой вы должны поделиться информацией либо запросить её. Здесь всегда нужно помнить о том, к кому вы обращаетесь. Необходимо сделать так, чтобы первое предложение заставило адресата заинтересоваться дальней??ей информацией. Луч??е сразу начинать с главного предмета разговора. Нельзя забывать о тех просьбах и вопросах, на которые вас попросили ответить в предыдущем письме. Каждая новая идея должна начинаться с нового абзаца. Каждый абзац необходимо обозначить. В настоящее время не принято указывать новый абзац с помощью отступа. Для отделения одного абзаца от другого используется просто пустая строка. Когда вы написали основную часть письма, перечитайте её несколько раз с тем, чтобы удостовериться в её точности, логичности и краткости.

5.     Заключение. Пропустите две строки от основной части письма. Если это блочный тип письма, начинайте писать заключение по левой границе. Заключение состоит из двух строк. В первой строке нужно написать что-либо наподобие “Yours truly” или “Sincerely”, что соответствует русскому «??скренне ва??». Первое слово должно писаться с боль??ой буквы. На следующей строке необходимо поставить свою роспись.

В официальных письмах наиболее часто можно встретить следующие сокращения и выражения:

Snail mail – обычная почта;

Currier service – курьерская почта;

Registered mail – заказное письмо;

To send smth. under separate cover – высылать что-либо отдельно от письма;

As printed matter – как печатное издание;

r.s.v.p. – письмо требует ответа;

p&p – наложенный платёж;

CWO – предоплата;

p.o.b. – абонентский ящик;

При составлении письма важно также помнить, что адрес как отправителя, так и получателя идёт от мень??его к боль??ему, т.е. от имени получателя/отправителя к стране, в которой тот или иной проживает.

Рис. 1

Рис. 2

 В заключении хотелось бы сказать, что грамотное составление официальных писем говорит очень многое о компании, предприятии или общественной организации. При приёме на работу в серьёзные фирмы и компании знания в области официальной переписки намного увеличивают ва??и ??ансы. В своей статье я описала и дала ли??ь самый базис по написанию официальных писем, но есть ещё множество неупомянутых моментов, которые постигаются только благодаря многолетнему опыту и самостоятельному изучению.

Успехов вам!

(c) Яро?? Татьяна